Das Ressourcenmanagement ist eines der grundlegenden Elemente einer erfolgreichen Projektplanung. Bei komplexen Zeitplänen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder oder Ressourcen berücksichtigt wird. An dieser Stelle kommen Ressourcenkalender ins Spiel Microsoft Projekt 2021 Professional. Diese Kalender stellen sicher, dass Ihr Projektplan die Arbeits- und Nichtarbeitszeiten aller Ressourcen realistisch widerspiegelt und so Planungskonflikte und Überbelegungen verhindert.
In diesem umfassenden Handbuch erfahren Sie, wie Sie Ressourcenkalender in Microsoft Project 2021 Professional einrichten, anpassen und verwalten.
Was sind Ressourcenkalender?
Ein Ressourcenkalender definiert die spezifischen Arbeitstage und -stunden für eine bestimmte Ressource. Im Gegensatz zum Projekt- oder Aufgabenkalender, der den Arbeitsplan für das gesamte Projekt festlegt, ermöglicht ein Ressourcenkalender eine individuelle Anpassung. Wenn ein Teammitglied zum Beispiel nur montags, mittwochs und freitags von 10:00 bis 16:00 Uhr zur Verfügung steht, kann ein Ressourcenkalender diesen Zeitplan genau wiedergeben.
Arten von Kalendern im Microsoft-Projekt:
- Basis-Kalender - Definiert allgemeine Arbeitszeiten (z. B. Standard, 24 Stunden, Nachtschicht)
- Projekt-Kalender - Der Standardkalender für das gesamte Projekt
- Aufgaben-Kalender - Überschreibt den Projektkalender für bestimmte Aufgaben
- Ressourcen-Kalender - Legt Arbeitszeiten für bestimmte Personen oder Geräte fest
Warum Ressourcenkalender verwenden?
Die Verwendung von Ressourcenkalendern ermöglicht es Projektmanagern,:
- Genaue Zuordnung der Verfügbarkeit von Teammitgliedern
- Vermeidung von Überschneidungen und Terminkonflikten
- Berücksichtigung realer Zwänge wie Teilzeitschichten, Urlaub oder Wartungsfenster
- Verbesserung der Ressourcenprognose und der Zeitplangenauigkeit
Schritt-für-Schritt: Erstellen von Ressourcenkalendern in Microsoft Project 2021 Professional
Gehen wir die Schritte zur Erstellung und Anwendung von Ressourcenkalendern durch:
Schritt 1: Starten Sie Microsoft Project 2021 Professional
Öffnen Sie Ihre Projektdatei oder erstellen Sie eine neue Datei in Microsoft Projekt 2021 Professional. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcenliste definiert ist, bevor Sie einzelne Kalender erstellen.
Schritt 2: Öffnen Sie das Ressourcenblatt
- Gehen Sie zum Siehe auf der Registerkarte Multifunktionsleiste.
- Klicken Sie auf Ressourcenblatt.
- Hier können Sie Ressourcen anzeigen, hinzufügen oder bearbeiten.
Wenn Ihre Ressource noch nicht existiert, legen Sie sie an, indem Sie in der Spalte “Ressourcenname” einen Namen eingeben.
Schritt 3: Zugriff auf Ressourceninformationen
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Ressource.
- Wählen Sie Informationen.
- In der Informationen zu den Ressourcen Dialogfenster, gehen Sie zum Allgemein und suchen Sie die Registerkarte Basis-Kalender Dropdown.
- Wählen Sie einen Basiskalender (z. B. Standard) als Ausgangspunkt.
- Klicken Sie auf das Arbeitszeit ändern um weitere Anpassungen vorzunehmen.
Schritt 4: Anpassen der Arbeitszeit für eine Ressource
In der Arbeitszeit ändern Dialogfeld:
- Verwenden Sie die Kalender um sicherzustellen, dass Sie die richtige Ressource bearbeiten.
- Wählen Sie im Kalendergitter bestimmte Daten aus, die Sie ändern möchten (z. B. Feiertage, Ferien).
- Unter Ausnahmen, können Sie:
- Nennen Sie die Ausnahme (z. B. Jahresurlaub)
- Start- und Enddatum festlegen
- Wiederkehrende Ausnahmen hinzufügen (z. B. jeden freien Freitag)
Anpassung der täglichen Arbeitszeiten:
- Klicken Sie auf das Arbeitswochen tab.
- Klicken Sie auf Einzelheiten.
- Wählen Sie die Wochentage aus.
- Wählen Sie Tag(e) auf diese spezifischen Arbeitszeiten einstellen, und geben Sie die benutzerdefinierten Zeiten ein (z. B. 10:00 - 14:00 Uhr).
Klicken Sie auf OK wenn sie fertig sind.
Schritt 5: Weisen Sie den Kalender der Ressource zu
Der angepasste Kalender wird automatisch mit der Ressource verknüpft. Sobald Sie die Arbeitszeit konfiguriert haben, wird jede Aufgabe, die dieser Ressource zugewiesen wird, nach ihrem persönlichen Kalender geplant, nicht nur nach dem Standard-Projektkalender.
Verwendung des Ressourcenkalenders bei der Planung von Aufgaben
Bei der Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben:
- Das Projekt passt die Zeitplanung der Aufgaben an die Verfügbarkeit der Ressourcen an.
- Wenn eine Aufgabe mehreren Ressourcen mit unterschiedlichen Kalendern zugewiesen wird, folgt die Aufgabe der Überschneidung der Verfügbarkeit (gemeinsame Arbeitszeiten).
- Die Aufgabendauer kann verlängert werden, wenn eine Ressource nur begrenzte Arbeitszeiten hat.
Tipps für die Verwaltung von Ressourcenkalendern
1. Basiskalender für Gruppen verwenden
Wenn mehrere Ressourcen den gleichen Zeitplan haben (z. B. Nachtschicht), erstellen Sie eine individueller Basiskalender und weisen sie mehreren Ressourcen zu, um Doppelarbeit zu vermeiden.
2. Kennzeichnen Sie Ausnahmen klar und deutlich
Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Ausnahmen und Änderungen der Arbeitswoche (z. B. “Fortbildungswoche”, “Krankheitsurlaub”), um spätere Verwechslungen zu vermeiden.
3. Kalender vor der Baseline erneut prüfen
Überprüfen Sie immer Ihre Ressourcenkalender, bevor Sie Ihre Projektbasislinie festlegen, um sicherzustellen, dass der ursprüngliche Plan die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegelt.
4. Überprüfung der Gesamtzuweisungen
Prüfen Sie nach der Zuweisung von Aufgaben, ob die Ressourcen überbelegt sind:
- Gehe zu Ansicht der Ressourcenverwendung
- Achten Sie auf rote Indikatoren neben den Ressourcennamen
- Zuweisungen anpassen oder Kalender entsprechend aktualisieren
So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Basiskalender
- Gehe zu Projekt > Arbeitszeit ändern
- Klicken Sie auf Neuen Kalender erstellen
- Benennen Sie es (z. B. “Zeitplan für das Marketingteam”)
- Wählen Sie die Erstellung aus einem vorhandenen Kalender (z. B. Standard)
- Ändern Sie bei Bedarf unter Arbeitswochen Registerkarte
- Weisen Sie sie den entsprechenden Ressourcen zu unter Informationen zu den Ressourcen
Exportieren und Freigeben von Ressourcenkalendern
Sie können Kalender zwar nicht direkt exportieren, aber Sie können es:
- Verwendung von Vorlagen zur projektübergreifenden Wiederholung von Kalendereinstellungen
- Verwenden Sie das Organizer-Tool (Datei > Info > Organizer), um benutzerdefinierte Kalender zwischen Projektdateien zu kopieren.
Erweiterte Verwendung: Verknüpfung von Aufgaben- und Ressourcenkalendern
Manchmal möchten Sie vielleicht, dass eine bestimmte Aufgabe unabhängig vom Ressourcenkalender nach einem anderen Zeitplan ausgeführt wird.
- Erstellen einer Aufgabenkalender über Projekt > Arbeitszeiten ändern > Neuen Kalender erstellen.
- Weisen Sie den Kalender einer Aufgabe zu über Aufgabeninformationen > Registerkarte Erweitert > Kalender.
- Siehe Ressourcenkalender ignorieren wenn sich die Aufgabe streng an den Aufgabenkalender halten muss.
Allgemeine Szenarien und Lösungen
| Szenario | Lösung |
| Ressource Teilzeitarbeit | Anpassung der Wochenarbeitszeit an die genaue Arbeitszeit |
| Nationaler Feiertag oder unternehmensweiter Urlaub | Ausnahme zum Basiskalender hinzufügen |
| Ressourcen für die Nachtschicht | Benutzerdefinierten Basiskalender mit Nachtstunden erstellen |
| Freiberufler mit einzigartigen Zeitplänen | Individuelle Ressourcenkalender anpassen |
| Nicht übereinstimmende Kalender verursachen Verzögerungen | Kompatibilität von Aufgaben- und Ressourcenkalender prüfen |
Vorteile der Verwendung von Ressourcenkalendern
- Verbesserte Terminierungsgenauigkeit: Verhindert unrealistische Zeitvorgaben für Aufgaben.
- Bessere Nutzung der Ressourcen: Vermeidet die Zuweisung von Aufgaben, wenn keine Ressourcen verfügbar sind.
- Projekttransparenz: Die Beteiligten sehen einen genaueren Zeitplan für das Projekt.
- Automatisierung von Arbeitsabläufen: Reduziert manuelle Anpassungen bei Änderungen der Ressourcenverfügbarkeit.
FAQs
F1: Kann ich verschiedene Kalender für verschiedene Abteilungen erstellen?
Ja. Sie können benutzerdefinierte Basiskalender erstellen und sie den Ressourcen der einzelnen Abteilungen zuweisen.
F2: Was passiert, wenn ich keine Ressourcenkalender verwende?
Das Projekt geht davon aus, dass die Ressource dem Standard-Projektkalender folgt, was zu Konflikten führen kann, wenn die Verfügbarkeit davon abweicht.
F3: Kann ich einen Kalender von einem Projekt in ein anderes kopieren?
Ja. Verwenden Sie die Veranstalter Werkzeug zum Kopieren von Kalendern zwischen Projektdateien.
F4: Wie kann ich Urlaube in einem Ressourcenkalender darstellen?
Verwenden Sie die Ausnahmen auf der Registerkarte Arbeitszeit ändern Fenster und legen Sie arbeitsfreie Tage fest.
F5: Haben Aufgabenkalender Vorrang vor Ressourcenkalendern?
Nur wenn Sie auf der Registerkarte Aufgabeninformationen > Erweitert die Option “Ressourcenkalender ignorieren” aktivieren.
