Das Ressourcenmanagement ist eines der grundlegenden Elemente einer erfolgreichen project-Planung. Bei komplexen Zeitplänen ist es von entscheidender Bedeutung, die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds oder jeder Ressource zu berücksichtigen. Hier kommen Ressourcenkalender ins Spiel, indem sie Microsoft Projekt 2021 Professional. Diese Kalender stellen sicher, dass Ihr project-Zeitplan die Arbeits- und Freizeit jeder Ressource realistisch widerspiegelt, wodurch Terminkonflikte und Überbelegungen vermieden werden.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ressourcenkalender in Microsoft Project 2021 Professional einrichten, anpassen und verwalten.
Was sind Ressourcenkalender?
Ein Ressourcenkalender legt die konkreten Arbeitstage und -zeiten für eine bestimmte Ressource fest. Im Gegensatz zum project- oder Aufgabenkalender, der den Arbeitsplan für das gesamte project-Team festlegt, ermöglicht ein Ressourcenkalender individuelle Anpassungen. Ist ein Teammitglied beispielsweise nur montags, mittwochs und freitags von 10:00 bis 16:00 Uhr verfügbar, kann ein Ressourcenkalender diesen Zeitplan genau widerspiegeln.
Arten von Kalendern im Microsoft-Projekt:
- Basis-Kalender – Legt allgemeine Arbeitszeiten fest (z. B. Standard, 24 Stunden, Nachtschicht)
- Projektkalender – Der Standardkalender für das gesamte project
- Aufgabenkalender Überschreibt den project-Kalender für bestimmte Aufgaben
- Ressourcenkalender Legt die Arbeitszeiten für bestimmte Personen oder Geräte fest
Warum Ressourcenkalender nutzen?
Durch die Nutzung von Ressourcenkalendern können project-Manager:
- Die Verfügbarkeit der Teammitglieder genau zuweisen
- Überbelegung und Terminkonflikte vermeiden
- Berücksichtigen Sie reale Einschränkungen wie Teilzeitschichten, Feiertage oder Wartungsfenster
- Verbesserung der Ressourcenprognosen und der Zeitplanpräzision
Schritt für Schritt: Erstellen von Ressourcenkalendern in Microsoft Project 2021 Professional
Gehen wir die einzelnen Schritte zur Erstellung und Anwendung von Ressourcenkalendern durch:
Schritt 1: Starten Sie Microsoft Project 2021 Professional
Öffnen Sie Ihre project-Datei oder erstellen Sie eine neue in Microsoft Projekt 2021 Professional. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcenliste definiert ist, bevor Sie einzelne Kalender erstellen.
Schritt 2: Öffnen Sie das Ressourcenblatt
- Gehen Sie zum Anzeigen Registerkarte in der Multifunktionsleiste.
- Klicken Sie auf Übersicht.
- Hier können Sie Ressourcen anzeigen, hinzufügen oder bearbeiten.
Falls Ihre Ressource noch nicht vorhanden ist, legen Sie eine an, indem Sie unter der Spalte “Ressourcenname” einen Namen eingeben.
Schritt 3: Auf Ressourceninformationen zugreifen
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Ressource.
- Wählen Sie Informationen.
- In der Informationen zu den Ressourcen Dialogfeld, gehen Sie zu dem Allgemeines Registerkarte und suchen Sie die Basis-Kalender Dropdown-Menü.
- Wählen Sie einen Basiskalender (z. B. „Standard“) als Ausgangspunkt.
- Klicken Sie auf die Arbeitszeit ändern Schaltfläche, um weitere Anpassungen vorzunehmen.
Schritt 4: Arbeitszeit für eine Ressource anpassen
In der Arbeitszeit ändern Dialogfeld:
- Verwenden Sie die Kalender Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Ressource bearbeiten.
- Wählen Sie im Kalenderraster die Daten aus, die Sie ändern möchten (z. B. Feiertage, Urlaub).
- Unter Ausnahmen, können Sie:
- Geben Sie die Ausnahme an (z. B. Jahresurlaub)
- Start- und Enddatum festlegen
- Wiederkehrende Ausnahmen hinzufügen (z. B. jeden Freitag frei)
So passen Sie die täglichen Arbeitszeiten an:
- Klicken Sie auf die Arbeitswochen Tabelle.
- Klicken Sie auf Details.
- Wählen Sie die Wochentage aus.
- Wählen Sie Stellen Sie die Tage auf diese bestimmten Arbeitszeiten ein, und geben Sie die gewünschten Zeiten ein (z. B. 10:00 – 14:00 Uhr).
Klicken Sie auf Na gut Wenn du fertig bist.
Schritt 5: Den Kalender der Ressource zuweisen
Der benutzerdefinierte Kalender wird automatisch mit der Ressource verknüpft. Sobald Sie die Arbeitszeiten konfiguriert haben, werden alle dieser Ressource zugewiesenen Aufgaben entsprechend ihrem persönlichen Kalender geplant und nicht mehr nur nach dem Standardkalender von project.
Verwendung des Ressourcenkalenders in der Aufgabenplanung
Bei der Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben:
- Project passt den Zeitplan der Aufgaben an die Verfügbarkeit der Ressource an.
- Wird eine Aufgabe mehreren Ressourcen mit unterschiedlichen Kalendern zugewiesen, richtet sich die Aufgabe nach den gemeinsamen Arbeitszeiten.
- Die Dauer von Aufgaben kann sich verlängern, wenn eine Ressource nur über begrenzte Arbeitszeiten verfügt.
Tipps zur Verwaltung von Ressourcenkalendern
1. Basiskalender für Gruppen verwenden
Wenn mehrere Ressourcen denselben Dienstplan haben (z. B. Nachtschicht), erstellen Sie eine benutzerdefinierter Basis-Kalender und weisen Sie es mehreren Ressourcen zu, um Doppelarbeit zu vermeiden.
2. Eindeutige Ausnahmen von der Kennzeichnung
Verwenden Sie aussagekräftige Bezeichnungen für Ausnahmen und Änderungen der Arbeitswoche (z. B. “Schulungswoche”, “Krankheitstage”), um spätere Verwirrung zu vermeiden.
3. Überprüfen Sie die Kalender vor der Baseline noch einmal
Überprüfen Sie stets Ihre Ressourcenkalender, bevor Sie Ihre project-Baseline festlegen, um sicherzustellen, dass der ursprüngliche Plan die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegelt.
4. Überbelegungen überprüfen
Überprüfen Sie nach der Zuweisung der Aufgaben, ob Ressourcen überbelegt sind:
- Gehe zu Ansicht zur Ressourcennutzung
- Achten Sie auf rote Markierungen neben den Namen der Ressourcen
- Passen Sie die Aufgaben entsprechend an oder aktualisieren Sie die Kalender.
So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Basiskalender
- Gehe zu Projekt > Arbeitszeit ändern
- Klicken Sie auf Neuen Kalender erstellen
- Geben Sie einen Namen ein (z. B. “Zeitplan des Marketingteams”)
- Wählen Sie die Option, einen bestehenden Kalender (z. B. „Standard“) als Vorlage zu verwenden
- Nach Bedarf unter dem Arbeitswochen Registerkarte
- Weisen Sie es den entsprechenden Ressourcen unter Informationen zu den Ressourcen
Ressourcenkalender exportieren und freigeben
Auch wenn Sie Kalender nicht direkt exportieren können, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Verwenden Sie Vorlagen, um Kalendereinstellungen auf alle projects zu übertragen
- Verwenden Sie das Organizer-Tool (Datei > Info > Organizer), um benutzerdefinierte Kalender zwischen project-Dateien zu kopieren
Fortgeschrittene Anwendung: Verknüpfung von Aufgaben- und Ressourcenkalendern
Manchmal möchten Sie vielleicht, dass eine bestimmte Aufgabe unabhängig vom Ressourcenkalender nach einem anderen Zeitplan ausgeführt wird.
- Erstellen Sie eine Aufgabenkalender über „Projekt“ > „Arbeitszeit ändern“ > „Neuen Kalender erstellen“.
- Weisen Sie den Kalender einer Aufgabe zu über Aufgabeninformationen > Registerkarte „Erweitert“ > Kalender.
- Überprüfen Ressourcenkalender ignorieren wenn die Aufgabe strikt nach dem Aufgabenplan ablaufen muss.
Häufige Szenarien und Lösungen
| Szenario | Lösung |
| Teilzeitbeschäftigte | Passen Sie die Arbeitswochen an die tatsächlichen Arbeitsstunden an |
| Feiertag oder unternehmensweiter Urlaub | Ausnahme zum Basiskalender hinzufügen |
| Ressourcen für die Nachtschicht | Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Basiskalender mit Nachtzeiten |
| Freiberufler mit individuellen Arbeitszeiten | Individuelle Ressourcenkalender anpassen |
| Nicht aufeinander abgestimmte Kalender führen zu Verzögerungen | Kompatibilität von Aufgaben und Ressourcen im Kalender prüfen |
Vorteile der Verwendung von Ressourcenkalendern
- Verbesserte Planungsgenauigkeit: Verhindert unrealistische Zeitvorgaben für Aufgaben.
- Bessere Ressourcennutzung: Verhindert die Zuweisung von Aufgaben, wenn Ressourcen nicht verfügbar sind.
- Projekttransparenz: Die Beteiligten sehen einen genaueren Zeitplan für project.
- Automatisierung von Arbeitsabläufen: Reduziert manuelle Anpassungen, wenn sich die Verfügbarkeit von Ressourcen ändert.
FAQs
Frage 1: Kann ich verschiedene Kalender für verschiedene Abteilungen erstellen?
Ja. Sie können benutzerdefinierte Basiskalender erstellen und diese den Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen zuweisen.
Frage 2: Was passiert, wenn ich keine Ressourcenkalender verwende?
Das Projekt geht davon aus, dass die Ressource dem Standardkalender „project“ folgt, was zu Konflikten führen kann, wenn die Verfügbarkeit davon abweicht.
Frage 3: Kann ich einen Kalender von einem project auf einen anderen kopieren?
Ja. Verwenden Sie die Veranstalter Tool zum Kopieren von Kalendern zwischen project-Dateien.
Frage 4: Wie trage ich Feiertage in einen Ressourcenkalender ein?
Verwenden Sie die Ausnahmen Registerkarte in der Arbeitszeit ändern Legen Sie den Zeitraum und die arbeitsfreien Tage fest.
Frage 5: Haben Aufgabenkalender Vorrang vor Ressourcenkalendern?
Nur wenn Sie auf der Registerkarte “Aufgabeninformationen” > „Erweitert“ das Kontrollkästchen „Ressourcenkalender ignorieren“ aktivieren.
