Resurssien hallinta on yksi menestyksekkään project-suunnittelun peruspilareista. Monimutkaisia aikatauluja laadittaessa on ratkaisevan tärkeää ottaa huomioon kunkin tiimin jäsenen tai resurssin saatavuus. Tässä vaiheessa resurssikalenterit tulevat kuvaan mukaan Microsoft Hanke 2021 Professional. Nämä kalenterit varmistavat, että project-aikataulusi kuvaa realistisesti jokaisen resurssin työ- ja vapaa-aikoja, mikä estää aikatauluristiriidat ja resurssien ylikuormituksen.
Tässä kattavassa oppaassa käymme läpi, miten resurssikalenterit määritetään, mukautetaan ja hallitaan Microsoft Project 2021 Professional -ohjelmistossa.
Mitä ovat resurssikalenterit?
Resurssikalenterissa määritellään tietyn resurssin tarkat työpäivät ja -ajat. Toisin kuin project- tai tehtäväkalenterissa, jossa määritellään koko project-tiimin työaikataulu, resurssikalenterissa voidaan tehdä yksilöllisiä mukautuksia. Jos esimerkiksi tiimin jäsen on käytettävissä vain maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin klo 10.00–16.00, resurssikalenterissa voidaan kuvata tämä aikataulu tarkasti.
Microsoft-hankkeen kalenterityypit:
- Peruskalenteri – Määrittelee yleiset työajat (esim. vakio, 24 tuntia, yövuoro)
- Projektikalenteri – Koko project-ohjelman oletuskalenteri
- Tehtäväkalenteri Ohittaa project-kalenterin tiettyjen tehtävien osalta
- Resurssikalenteri Määrittelee työajat tietyille henkilöille tai laitteille
Miksi resurssikalentereita kannattaa käyttää?
Resurssikalentereiden avulla project-esimiehet voivat:
- Määritä tiimin jäsenten saatavuus tarkasti
- Vältä resurssien ylivarauksia ja aikatauluristiriitoja
- Ota huomioon todelliset rajoitukset, kuten osa-aikatyövuorot, lomat tai huoltokatkokset
- Parannetaan resurssien ennustamista ja aikataulujen tarkkuutta
Vaiheittain: Resurssikalenterien luominen Microsoft Project 2021 Professional -ohjelmassa
Käydään läpi vaiheet resurssikalenterien luomiseen ja käyttöönottoon:
Vaihe 1: Käynnistä Microsoft Project 2021 Professional
Avaa project-tiedostosi tai luo uusi tiedosto Microsoft Hanke 2021 Professional. Varmista, että resurssiluettelosi on määritetty ennen yksittäisten kalentereiden luomista.
Vaihe 2: Avaa resurssilomake
- Mene osoitteeseen Näytä valikkorivin välilehti.
- Napsauta Tietolomake.
- Täällä voit tarkastella, lisätä tai muokata resursseja.
Jos resurssia ei vielä ole, luo se kirjoittamalla nimi “Resurssin nimi” -sarakkeeseen.
Vaihe 3: Resurssitietojen tarkastelu
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella haluamaasi resurssia.
- Valitse Tietoa.
- ... Tietoa resursseista valintaikkuna, siirry kohtaan Yleistä välilehti ja etsi Peruskalenteri pudotusvalikko.
- Valitse lähtökohdaksi peruskalenteri (esim. Standard).
- Napsauta Muuta työaikaa painiketta, jotta voit muokata asetuksia lisää.
Vaihe 4: Resurssin työajan mukauttaminen
... Muuta työaikaa valintaikkuna:
- Käytä Kalenteri pudotusvalikosta, jotta voit varmistaa, että muokkaat oikeaa resurssia.
- Valitse kalenteriruudukosta ne päivämäärät, joita haluat muuttaa (esim. vapaapäivät, lomat).
- alla Poikkeukset, voit:
- Nimeä poikkeus (esim. vuosiloma)
- Määritä aloitus- ja lopetuspäivämäärät
- Lisää toistuvia poikkeuksia (esim. vapaata joka perjantai)
Päivittäisten työaikojen muuttaminen:
- Napsauta Työviikot välilehti.
- Klikkaa Tiedot.
- Valitse viikonpäivät.
- Valitse Määritä päivämäärät näiksi tarkkoiksi työaikoiksi, ja syötä haluamasi ajat (esim. klo 10.00–14.00).
Klikkaa Selvä Kun olet valmis.
Vaihe 5: Määritä kalenteri resurssille
Räätälöity kalenteri liitetään resurssiin automaattisesti. Kun olet määrittänyt työajat, kaikki kyseiselle resurssille osoitetut tehtävät aikataulutetaan tämän henkilökohtaisen kalenterin mukaisesti, ei pelkästään project-oletuskalenterin mukaan.
Resurssikalenterin käyttö tehtävien ajoituksessa
Kun resursseja osoitetaan tehtäviin:
- Project mukauttaa tehtävien ajoitusta resurssin saatavuuden mukaan.
- Jos tehtävä on osoitettu useille resursseille, joilla on eri kalenterit, tehtävässä noudatetaan saatavuuden päällekkäisyyttä (yhteisiä työaikoja).
- Tehtävien kestoa voidaan pidentää, jos resurssin työaika on rajoitettu.
Vinkkejä resurssikalentereiden hallintaan
1. Käytä peruskalentereita ryhmissä
Jos useilla resursseilla on sama työvuorolista (esim. yövuoro), luo mukautettu peruskalenteri ja määritä se useille resursseille päällekkäisyyksien välttämiseksi.
2. Selkeät poikkeukset merkinnästä
Käytä poikkeuksille ja työviikon muutoksille selkeitä nimiä (esim. “Koulutusviikko”, “Sairausloma”), jotta vältytään myöhemmiltä sekaannuksilta.
3. Tarkista kalenterit uudelleen ennen lähtötilannetta
Tarkista aina resurssikalenterisi ennen project-perusarvon asettamista varmistaaksesi, että alkuperäinen suunnitelma vastaa todellista käytettävyyttä.
4. Tarkista ylimääräiset varaukset
Kun olet jakanut tehtävät, tarkista, onko resursseja varattu liikaa:
- Siirry osoitteeseen Resurssien käyttö -näkymä
- Etsi resurssien nimien vieressä olevia punaisia merkkejä
- Muokkaa tehtäviä tai päivitä kalentereita tilanteen mukaan.
Miten luoda mukautettu peruskalenteri
- Siirry osoitteeseen Hanke > Muuta työaikaa
- Klikkaa Luo uusi kalenteri
- Anna sille nimi (esim. “Markkinointitiimin aikataulu”)
- Valitse luominen olemassa olevasta kalenterista (esim. Vakiokalenteri)
- Muokkaa tarpeen mukaan kohdassa Työviikot välilehti
- Määritä se sopiville resursseille kohdassa Tietoa resursseista
Resurssikalentereiden vieminen ja jakaminen
Vaikka kalentereita ei voi viedä suoraan, voit:
- Käytä malleja kalenteriasetusten kopioimiseen eri project-järjestelmissä
- Käytä Organizer-työkalua (Tiedosto > Tiedot > Organizer) mukautettujen kalentereiden kopioimiseen project-tiedostojen välillä
Edistynyt käyttö: Tehtävä- ja resurssikalenterien linkittäminen
Joskus saatat haluta, että tietty tehtävä suoritetaan eri aikataulun mukaan resurssikalenterista riippumatta.
- Luo tehtäväkalenteri valitse Projektit > Muuta työaikaa > Luo uusi kalenteri.
- Määritä kalenteri tehtävälle seuraavasti: Tehtävätiedot > Lisäasetukset-välilehti > Kalenteri.
- Tarkista Ohita resurssikalenterit jos tehtävän on noudatettava tarkasti tehtävien aikataulua.
Yleisiä tilanteita ja ratkaisuja
| Skenaario | Ratkaisu |
| Osa-aikaisena työskentelevä resurssi | Säädä työviikkoja vastaamaan tarkkoja työtunteja |
| Kansallispäivä tai koko yrityksen loma | Lisää poikkeus peruskalenteriin |
| Yövuoron resurssit | Luo mukautettu peruskalenteri, jossa on yöaukioloajat |
| Freelancerit, joilla on joustavat työajat | Mukauta yksittäisten resurssien kalentereita |
| Kalenterien yhteensopimattomuus aiheuttaa viivästyksiä | Tarkista tehtävien ja resurssien kalenterien yhteensopivuus |
Resurssikalentereiden käytön edut
- Parempi aikataulutuksen tarkkuus: Estää tehtävien epärealistisen ajoituksen.
- Resurssien parempi hyödyntäminen: Estää tehtävien osoittamisen, kun resursseja ei ole käytettävissä.
- Hankkeen läpinäkyvyys: Sidosryhmät näkevät tarkemman project-aikataulun.
- Työnkulkujen automatisointi: Vähentää manuaalisia säätöjä resurssien saatavuuden muuttuessa.
UKK
Kysymys 1: Voinko luoda eri kalentereita eri osastoille?
Kyllä. Voit luoda mukautettuja peruskalentereita ja määrittää ne kunkin osaston resursseille.
Kysymys 2: Mitä tapahtuu, jos en käytä resurssikalentereita?
Projektissa oletetaan, että resurssi noudattaa oletusarvoista project-kalenteria, mikä voi aiheuttaa aikatauluristiriitoja, jos resurssin saatavuus poikkeaa tästä.
Kysymys 3: Voinko kopioida kalenterin yhdestä project-järjestelmästä toiseen?
Kyllä. Käytä Järjestäjä työkalu kalentereiden kopioimiseen project-tiedostojen välillä.
Kysymys 4: Miten merkitsen lomapäivät resurssikalenteriin?
Käytä Poikkeukset välilehti Muuta työaikaa Määritä työpäivät ja vapaapäivät.
Kysymys 5: Korvaavatko tehtäväkalenterit resurssikalenterit?
Vain jos valitset kohdan “Ohita resurssikalenterit” Tehtävätiedot > Lisäasetukset-välilehdessä.
