La gestione dei modelli in Microsoft Office 2021 può rivelarsi complessa quando si lavora con più profili utente su un unico computer con Windows 11. Che si tratti di una famiglia che condivide un computer o di un piccolo team che gestisce documenti in un ambiente condiviso, garantire che tutti abbiano accesso agli stessi modelli progettati in modo professionale migliora la coerenza e fa risparmiare tempo.

Per impostazione predefinita, Office 2021 salva i modelli nella directory locale di ciascun utente, il che significa che i modelli creati o salvati da un utente non sono automaticamente disponibili per gli altri. Ma se fosse possibile collegare tutti i profili utente a un archivio centrale di modelli? Non solo è possibile, ma è anche estremamente efficiente.

In questo blog ti guideremo passo dopo passo attraverso il processo di collegamento dei modelli Office 2021 su più account utente in Windows 11, comprese le impostazioni amministrative, la configurazione dei percorsi dei file e le autorizzazioni di sistema. Che tu utilizzi Word, Excel o PowerPoint, imparerai come centralizzare e gestire l'accesso ai modelli su un unico computer su cui è in esecuzione Windows 11 Home + MS Office 2021 Pro Plus.

Perché collegare i modelli Office tra i profili utente?

Prima di addentrarci nei dettagli tecnici, è importante capire il perché alla base di questa strategia. Ecco alcuni casi d'uso comuni:

  • Aziende e piccoli team: Si assicura che tutti i dipendenti utilizzino i modelli standard per fatture, lettere e relazioni.

  • Ambienti didattici: Insegnanti e studenti utilizzano modelli standardizzati per i compiti o le comunicazioni.

  • Utenti privati: I membri della famiglia possono accedere a fogli di bilancio personalizzati, agende o modelli di curriculum.

Senza modelli condivisi, gli utenti spesso finiscono per duplicare il lavoro o utilizzare progetti obsoleti, con conseguente calo della produttività e aumento degli errori.

Come funzionano i modelli in Office 2021

Ogni applicazione Office (Word, Excel, PowerPoint, ecc.) cerca i modelli in due posizioni principali:

  1. Cartella dei modelli utenteDi solito si trova a:
     C:\Utenti\\Documenti\Modelli personalizzati Office

  2. Cartella dei modelli del gruppo di lavoroUna directory centralizzata che può essere configurata manualmente o tramite Criteri di gruppo, consentendo l'accesso condiviso.

Per consentire l'accesso tra utenti, ci concentreremo sulla configurazione del Cartella dei modelli del gruppo di lavoro, che fungerà da fonte comune di modelli per tutti gli account presenti nel sistema.

Guida dettagliata per collegare i modelli tra i vari profili

Passaggio 1: Creare una cartella centralizzata per i modelli

  1. Scegli o crea una cartella condivisa a cui tutti gli account utente possono accedere.
     Percorso di esempio:
     C:\OfficeTemplatesShared

  2. Sposta tutti i modelli condivisi (.dotx, .xltx, .potx) in questa cartella. Questi possono includere carta intestata con il logo aziendale, modelli di fattura, grafici, presentazioni, ecc.

  3. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella > Proprietà > Sicurezza scheda.

  4. Assicurarsi che Accesso in lettura viene concesso al Utenti gruppo in modo che tutti gli account utente del sistema possano aprire e utilizzare i file.

Passaggio 2: Impostare il percorso del modello del gruppo di lavoro in Office

Questa operazione deve essere eseguita una sola volta su ciascun account utente (a meno che non venga configurata tramite Criteri di gruppo o Registro di sistema per tutti gli utenti).

Per Word, Excel, PowerPoint:

  1. Apri un'app Office qualsiasi, ad esempio Word.

  2. Vai a File > Opzioni > Avanzate.

  3. Scorri verso il basso fino a Informazioni generali, e clicca su Percorsi dei file.

  4. Nella finestra di dialogo, cerca Modelli per gruppi di lavoro.

  5. Selezionalo, clicca Modifica, quindi accedi alla tua cartella centralizzata:
     C:\OfficeTemplatesShared

  6. Cliccare OK per candidarsi.

Se necessario, ripetere l'operazione per le altre app Office. Una volta configurata, questa cartella apparirà sotto Novità > Personale nella sezione dei modelli.

Passaggio 3: automatizzare la configurazione tramite il Registro di sistema (passaggio avanzato facoltativo)

Per evitare di impostare questa opzione manualmente per ogni profilo, è possibile automatizzare la configurazione utilizzando l'Editor del Registro di sistema di Windows:

Percorso di registro:

matematica

CopiaModifica

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\General

 

  1. Stampa Vincere + R, tipo Editor del Registro di sistema, e premere Invio.

  2. Vai al percorso indicato sopra.

  3. Fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona Nuovo > Valore stringa.

  4. Dagli un nome: Modelli condivisi

  5. Fai doppio clic e inserisci il percorso della cartella dei modelli:
     C:\OfficeTemplatesShared

Ripeti questa operazione per ogni utente oppure applicala a livello di sistema utilizzando degli script, se hai dimestichezza con i Criteri di gruppo o PowerShell.

Passaggio 4: applicare i permessi alla cartella dei modelli

Se gli utenti hanno bisogno di Modifica o aggiungi modelli, dare Modifica Autorizzazioni per la cartella.

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella > Caratteristiche > Sicurezza.

  2. Cliccare Modifica Seleziona un utente o un gruppo.

  3. Controllo Modifica e Scrivi autorizzazioni.

Se gli utenti devono solo utilizzare i modelli senza modificarli, Sola lettura L'accesso è più sicuro.

Passaggio 5: Sincronizzazione con l'archivio cloud (facoltativo)

Per un utilizzo avanzato o per la sincronizzazione su più dispositivi, ti consigliamo di salvare la cartella dei modelli condivisi all'interno di una directory sincronizzata su cloud (ad esempio, OneDrive o Google Drive). In questo modo, gli aggiornamenti ai modelli verranno automaticamente applicati su tutti i dispositivi e per tutti gli utenti, a condizione che i client di sincronizzazione siano attivi.

Esempio di percorso:
 C:\Utenti\Pubblico\OneDrive\OfficeTemplatesShared

Assicurati che gli utenti abbiano accesso alla cartella sincronizzata in locale.

Bonus: Linee guida per l'organizzazione dei modelli

Per massimizzare la produttività, utilizza una struttura di cartelle chiara:

C:\OfficeTemplatesShared

├── Word

│ ├── Lettere commerciali

│ └── Rapporti

├── Excel

│ ├── Bilanci

│ └── Fatture

PowerPoint

│ ├── Presentazioni dei prodotti

│ └── Diapositive di formazione

 

In questo modo, gli utenti possono trovare più facilmente ciò di cui hanno bisogno nella scheda ’Personale“ di Office 2021.

Suggerimenti per la risoluzione dei problemi

I modelli non vengono visualizzati in Office?

  • Assicurati che i modelli siano salvati nel formato corretto (.dotx per Word, .xltx per Excel, .potx per PowerPoint).

  • Controlla attentamente i permessi dei file nella cartella condivisa.

  • Riavvia le app Office dopo aver modificato le impostazioni.

Alcuni utenti non riescono a visualizzare la cartella condivisa?

  • Verificare la correttezza del percorso della cartella e le impostazioni di sicurezza.

  • Verifica se stai utilizzando una versione Home di Windows 11 (che non include alcuni strumenti di amministrazione); in tal caso, la configurazione locale è l'opzione migliore.
     Per ottenere risultati ottimali, valuta la possibilità di installare Windows 11 Home + Ms Office 2021 Pro Plus come soluzione certificata e affidabile per i dispositivi condivisi.

Vantaggi di una configurazione con modelli condivisi

  • CoerenzaIl marchio e la formattazione rimangono uniformi in tutti i documenti.

  • EfficienzaGli utenti dedicano meno tempo alla formattazione e più tempo alla creazione.

  • Controllo delle versioniTutti utilizzano il modello più recente, evitando i design obsoleti.

  • Formazione semplificataI nuovi utenti possono iniziare subito grazie a interfacce familiari.

 Collegare i modelli Office 2021 tra i diversi profili utente in Windows 11 non solo è possibile, ma è anche estremamente vantaggioso. Che si tratti di gestire una famiglia, un'attività in microimpresa o una classe, un sistema di modelli centralizzato consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare la qualità dei documenti.

Sebbene Office 2021 offra già di serie funzionalità straordinarie, collegare tutti gli utenti a un ambiente di modelli condiviso ne potenzia ulteriormente il potenziale. Con una struttura di cartelle adeguata, autorizzazioni corrette e una configurazione intelligente, è possibile ottimizzare l'intero flusso di lavoro.

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FAQ

  1. È possibile condividere i modelli tra diversi utenti su Windows 11 Home?
     Sì, è possibile configurare manualmente le cartelle condivise e i percorsi dei file. La procedura è la stessa di Windows 11 Pro, ma senza gli strumenti dei Criteri di gruppo.
  2. Le modifiche apportate ai modelli nella cartella condivisa verranno applicate a tutti gli utenti?
     Sì, se gli utenti hanno accesso alla cartella condivisa, le modifiche apportate ai modelli saranno visibili alla successiva apertura dell'app Office.
  3. Posso usare un'unità di rete per i modelli condivisi?
     Certamente. Assicurati solo che tutti gli utenti abbiano accesso e che l'unità sia mappata in modo coerente in tutti i profili.