Con la evolución de las herramientas de productividad, Microsoft ha presentado “Recall”, una función de vanguardia de Windows 11 diseñada para capturar e indexar tus actividades anteriores en pantalla con el fin de recuperarlas rápidamente. Imagina tener una memoria fotográfica de tus interacciones digitales: Recall te permite precisamente eso. Tanto si buscas un documento anterior, una página web que hayas visitado o una conversación, esta herramienta basada en IA te ayudará a recuperarlo al instante.

Si también utilizas Windows 11 Pro + Office 2021 Pro Plus, esta combinación mejora la productividad al integrar a la perfección los datos de recuperación con aplicaciones de Office 2016 como Word, Excel y PowerPoint.

En esta guía completa, veremos qué es Recall, cómo activarlo y utilizarlo de forma eficaz, y cómo exportar las instantáneas recuperadas a documentos Microsoft Office 2021.

1. ¿Qué es Windows 11 Recall?

Recall es una función introducida en determinados dispositivos con Windows 11 compatibles con IA que permite al sistema realizar instantáneas de tu actividad a intervalos regulares. Estas instantáneas se almacenan de forma segura en tu dispositivo y se indexan mediante IA para facilitar la búsqueda y la recuperación.

Puntos destacados:

  • Graba capturas de pantalla periódicamente mientras trabajas. 
  • Los indexa mediante inteligencia artificial para comprender el contenido en su contexto. 
  • Permite navegar por la línea de tiempo para volver a ver momentos pasados. 
  • Se almacena y se cifra íntegramente en tu sistema local. 

En esencia, es una “máquina del tiempo” para tu ordenador, que te permite volver fácilmente a sesiones anteriores, extraer datos relevantes y seguir adelante sin perder el hilo.

2. Requisitos previos para utilizar Recall

Antes de poder utilizar Recall, debes asegurarte de que tu dispositivo y el software cumplen los siguientes requisitos:

  • Sistema operativo: Windows 11 24H2 o una versión posterior 
  • Requisitos del dispositivo: 
    • Procesador Snapdragon X Elite/Plus 
    • SSD de 256 GB como mínimo 
    • Al menos 16 GB de RAM 
  • Capacidades de IAEs imprescindible que sea compatible con la NPU (unidad de procesamiento neuronal) 
  • Cuenta MicrosoftEs necesario sincronizar y desbloquear algunas funciones 
  • SoftwareAsegúrate de tener Microsoft Windows 11 Pro + Microsoft Office 2021 Pro Plus instalado y activado. 

Esta función basada en la inteligencia artificial solo está disponible en ordenadores con Copilot+, por lo que, si tu equipo no es compatible, no podrás utilizar Recall.

3. Cómo desbloquear la función «Recall» de Windows 11

Si tu dispositivo cumple los requisitos de hardware y software, la función «Recall» suele estar activada de forma predeterminada; no obstante, si no es así, sigue estos pasos:

Paso 1: Activa la función «Recall» en los ajustes

  1. Ir a Ajustes > Privacidad y seguridad. 
  2. Haga clic en Repaso y instantáneas. 
  3. Mueve el interruptor a Habilitar la función de recuperación. 
  4. Configura el espacio de almacenamiento para las instantáneas y el tiempo de retención. 

Paso 2: Comprueba los permisos

Asegúrate de tener derechos de administrador en el dispositivo para poder activar la función de recuperación. Si formas parte de una red corporativa, es posible que tu administrador de TI controle esta función.

Paso 3: Opcional: configurar la frecuencia de repetición

También puedes configurar:

  • Intervalo para la captura de instantáneas (cada 5 segundos a cada 1 minuto) 
  • Aplicaciones y carpetas que se deben excluir 
  • Plazo de eliminación automática de las instantáneas más antiguas 

4. Navegación y recuperación de instantáneas

Una vez activada la función «Recall», aparecerá una nueva aplicación o elemento de la interfaz de usuario que te permitirá navegar por la cronología de instantáneas.

Uso de la interfaz de la línea de tiempo:

  1. Abre el Aplicación Recall desde el menú de inicio. 
  2. Utilice la barra de desplazamiento de la línea de tiempo para seleccionar la fecha y la hora deseadas. 
  3. También puedes Buscar por palabra clave, tema o título de la ventana. 

Visualización de instantáneas:

Cada entrada muestra una miniatura de la pantalla en ese momento, además de metadatos como el nombre de la aplicación, el título de la ventana y las etiquetas de contenido.

Opciones de filtrado:

  • Filtros de aplicación 
  • Intervalo de fechas 
  • Búsqueda contextual (por ejemplo, “hoja de cálculo de Excel del presupuesto de la semana pasada”) 

5. Exportación de instantáneas de recuperación a Office 2021

Aquí es donde la integración con Windows 11 Pro + Microsoft 365 Pro Pluss se vuelve poderoso.

Guía paso a paso:

A. Copiar texto o imágenes en Word

  1. Abre una instantánea en Recall. 
  2. Utilice la “Seleccionar texto” o “Copiar imagen” característica. 
  3. Lanzamiento Microsoft Word 2021. 
  4. Pega el contenido directamente en tu documento. 

B. Exportar toda la instantánea como documento

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una instantánea. 
  2. Seleccione Exportar a Office. 
  3. Elige entre Word, PowerPoint o Excel dependiendo del tipo de contenido. 
  4. El archivo exportado se abrirá en la aplicación Office seleccionada. 

C. Arrastrar y soltar en Office

  • Recall admite la función de arrastrar y soltar: basta con arrastrar instantáneas o contenido a una ventana de documento Office abierta. 

D. Insertar como captura de pantalla o anotación

  • En Word o OneNote 2021, utiliza Insertar > Imágenes > Desde el portapapeles después de copiar una instantánea. 

6. Casos de uso para profesionales

La integración de Recall y Office 2021 abre nuevas vías de productividad para:

Analistas de negocios

  • Realizar un seguimiento de hojas de Excel anteriores y exportar instantáneas para la elaboración de informes financieros. 

Escritores y editores

  • Recupera borradores, notas o materiales de referencia con Recall y agrúpalos en Word. 

Docentes

  • Guarda y reutiliza las diapositivas didácticas de sesiones anteriores mediante la exportación a PowerPoint. 

Diseñadores

  • Recupera referencias visuales o estados de software anteriores e inclúyelos en un briefing project. 

7. Gestión de la privacidad y la seguridad

Solo datos locales

  • Todas las instantáneas se almacenan a nivel local, no en la nube. 

Almacenamiento cifrado

  • Los archivos están protegidos mediante Windows Hello o el cifrado de BitLocker. 

Opciones de exclusión

Puedes evitar que Recall capture aplicaciones confidenciales:

  • Ir a Ajustes > Recuperación > Exclusiones 
  • Añade aplicaciones como Banca, gestores de contraseñas, navegadores privados 

Pausar y borrar

Puedes:

  • Pausar temporalmente la recuperación 
  • Eliminar instantáneas concretas 
  • Borrar todos los datos guardados 

8. Consejos para maximizar la productividad

  • Utiliza términos de búsqueda naturalesLa IA entiende consultas como “correo electrónico con archivo adjunto del martes pasado”.” 
  • Personalizar los límites de almacenamientoAsigna suficiente espacio en disco para un historial de recuperación más extenso. 
  • Activar notificacionesRecibe una notificación cuando se capturen momentos de alta prioridad. 
  • Combinar con la línea de tiempo/el historial del portapapelesPara obtener un mapa de memoria completo. 
  • Exportaciones frecuentesExporta semanalmente los datos relevantes a archivos Office para mantener un registro. 

FAQs

P1. ¿Puedo utilizar Recall en cualquier dispositivo con Windows 11?
 No, Recall solo está disponible en ordenadores con Copilot+ que cuenten con un hardware específico, como Snapdragon X Elite, y cumplan los requisitos mínimos del sistema.

P2. ¿Recall almacena mis datos en línea o los comparte con Microsoft?
 No, todos los datos se almacenan localmente y están encriptados. No se sube nada a menos que hagas una copia de seguridad manualmente.

P3. ¿Puedo desactivar Recall por completo si me resulta molesto?
 Sí, Recall se puede desactivar por completo desde la configuración del sistema, y todas las instantáneas se pueden eliminar de forma permanente.

P4. ¿Qué formatos de archivo admite la exportación?
 Las instantáneas se pueden exportar a los formatos .docx, .pptx y .xlsx cuando se integran con Microsoft Office 2021.

P5. ¿Hay alguna forma de automatizar la exportación semanal de instantáneas a Office?
 Todavía no de forma nativa, pero los usuarios pueden utilizar programadores de tareas o herramientas de automatización de terceros para automatizar este comportamiento.